Ben je van plan om binnenkort een bedrijfsevenement te organiseren? Bijvoorbeeld voor je medewerkers, klanten, mensen die interesse hebben in je diensten of producten of voor iedereen tegelijkertijd? Dan begrijpen we dat dit best een spannend moment voor je is wanneer je nog weinig organisatie-ervaring hebt. Er komt namelijk veel bij kijken en het is ook een grote kostenpost. Maar uiteraard krijg je er doorgaans ook veel voor terug. Collega’s leren elkaar bijvoorbeeld beter kennen, het is goed voor je klantrelaties en misschien krijg je er wel nieuwe duurzame opdrachten bij. De aard van elk bedrijfsevenement is uiteraard anders en deels afhankelijk van de sector waarin je actief bent. Maar er zijn ook enkele algemene regels waar je je het beste aan kunt houden.
Maak het zeer interessant
Ligt wellicht wat voor de hand, maar een bedrijfsevenement dient interessant en interactief te zijn. Je hoopt natuurlijk dat men met elkaar goede gesprekken voert, maar dat is zeker in het begin geen garantie. Dan is iedereen namelijk nog wat onwennig en daarom is het goed als er leuke activiteiten zijn. Denk bijvoorbeeld aan leuke racespelletjes via F1 simulator verhuur. Een andere manier om een bedrijfsevenement interessant te maken is door de spanning op te bouwen. Kies voor een echt programma. Maak er een verhaal van, zodat men niet de aandacht verliest. Denk aan het geven van presentaties, eventueel het inhuren van een komediant en ga zo maar voort. Hoe gezelliger, hoe beter!
Een aantrekkelijke locatie
Je wilt uiteraard dat er veel bezoekers naar je bedrijfsevenement komen. Hoe gemakkelijker de locatie bereikbaar is, hoe groter de kans dat dit ook gaat gebeuren. En een aantrekkelijke locatie voor een bedrijfsevenement dient aan verschillende eisen te voldoen. Laten we allereerst even ingaan op de praktische eisen. Een goed bedrijfsevenement heeft voldoende parkeergelegenheid voor de automobilisten. Maar gelijktijdig dient het ook goed bereikbaar te zijn voor het OV en mensen die eventueel met de fiets komen. We leven namelijk in een tijd waarin duurzaamheid centraal staat en er wordt dan ook minder gereden dan een tijd terug.
Welnu, naast het praktische aspect is nog iets anders zeer relevant: de locatie dient inspirerend te zijn. Kies dus niet voor een saaie bedrijfshal, maar daarentegen voor een mooie locatie ergens in de natuur. Waarschijnlijk ben je daar wel iets meer geld aan kwijt, maar de setting heeft een grote impact op de algehele sfeer.
Voldoende hapjes en drankjes
‘De kracht van goede hapjes en drankjes wordt nog weleens flink onderschat. Sommige organisatoren van bedrijfsevenementen zijn in de illusie dat dit hoogstens een bij-activiteit is. En daar zit een kern van waarheid in, maar wanneer de hapjes en drankjes niet in orde zijn, klopt het gehele fundament niet meer. Dan zal je merken dat er frustraties komen, want veel mensen worden humeurig als ze na een tijdje honger krijgen. Zorg dan ook dat dit allemaal goed geregeld is. En bedien ze ook met een breed aanbod en houdt ook rekening met veganisten, mensen met allergieën en ga zo maar voort.
Het belang van goede marketing
Je kunt een evenement weliswaar nog zo goed georganiseerd hebben, maar met weinig bezoekers zal het dan alsnog een teleurstelling worden. Goede marketing is met name belangrijk voor bedrijven die zich richten op ‘onbekende’ bezoekers. Dus denk aan potentiële klanten, geïnteresseerden in branche, eventueel nieuw talent voor de werkvloer en ga zo maar voort. Zorg er dan ook voor dat je al maanden van tevoren aandacht aan de marketing besteedt. En dit kun je op verschillende manieren bewerkstelligen. Denk aan het plaatsen van berichten op de sociale media kanalen, reclame maken via fysieke folders, mond-tot-mondreclame en ga zo maar voort.
Andere praktische tips
In de vorige alinea’s hebben we de belangrijkste algemene tips benoemd. Maar uiteraard zijn er nog veel meer mogelijkheden om een groot succes van een bedrijfsevenement te maken. Enerzijds dien je ook te investeren in de veiligheid. Je wilt immers niet dat er iets verkeerd gaat. Maar daarnaast dien je natuurlijk ook veel aandacht aan de techniek te besteden. Hoe vaak heb je immers geen evenement bezocht en dat bleek dat de microfoon, op het moment suprême, toch niet goed werkte? Of dat er problemen met het geluid waren. Vergeet daarnaast ook niet dat het goed is om out of the box te denken. Als je bijvoorbeeld iemand inhuurt voor een voorstelling, hoeft dit geen standaard ‘cabaret’ te zijn. Ook toneel, opera of iets anders onverwachts doet het naar alle waarschijnlijkheid zeer goed.
Kortom, een evenement dat goed is voorbereid en de juiste ‘ingrediënten’ bevat, zal zeker een succes worden. Leuk voor de deelnemers en goed voor de toekomst van je onderneming!